Saat ini tender (pelelangan)
pekerjaan di instansi pemerintah dan perusahaan milik negara (BUMN) umumnya
dilakukan melalui proses pelelangan secara elektronik atau LPSE (Lembaga
Pelelangan Secara Elektronik). Tujuan pelelangan secara elektronik (dikenal
juga dengan e-procurement) adalah
untuk memudahkan interaksi antara penyedia jasa dengan pengguna jasa pengadaan
barang/jasa dengan hanya menggunakan satu file
penawaran secara cepat, rahasia dan paperless.
Namun masih banyak penyedia jasa yang masih kebingungan, terutama
dalam penyusunan dokumen-dokumen yang akan di-upload di dalam satu file.
Penawaran satu file adalah dokumen
penawaran teknis, penawaran administrasi dan kualifikasi yang dijadikan satu. Dalam
beberapa kasus, penyusunan tersebut menjadi tidak beraturan bahkan terdapat
dokumen yang tertinggal atau tercecer. Sehingga penawaran cenderung gagal
karena tidak memenuhi syarat.
Berikut disampaikan beberapa tips mudah agar dokumen penawaran menjadi
lengkap, utuh, runut dan mudah dibaca oleh panitia lelang atau kelompok kerja
pada unit layanan (Pokja ULP) pelelangan suatu instansi:
- Baca dengan seksama Dokumen Pengadaan. Dokumen Pengadaan memuat petunjuk atau instruksi tentang tata-cara dan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh peserta lelang dalam melakukan penawaran. Hal-hal penting yang harus diikuti umumnya dimuat di dalam Lembar Data Pemilihan (LDP) dan Lembar Data Kualifikasi (LDK). Jika telah didapat pemahaman holistik yang termuat di dalam dokumen pengadaan, maka peserta bisa menyusun dokumen penawaran secara baik dan lengkap.
- File Penawaran peserta akan terdiri dari: Penawaran Administrasi, Penawaran Teknis, dan Penawaran Harga. Untuk urutan penyusunnya agar mengikuti urutan lampiran yang tersebut di dalam surat penawaran, yakni: Daftar Kuantitas dan Harga; Surat Perjanjian KSO (jika ada);Dokumen Penawaran Teknis; Formulir rekapitulasi perhitungan Tingkat Komponen Dalam Negeri; dan Dokumen Kualifikasi.
- Ada baiknya pada antara setiap dokumen penawaran administrasi, harga dan teknis disisipkan pembatas (divider) agar memudahkan panitia membedakan jenis-jenis dokumen. Usahakan divider tersebut dibuat dengan tampilan menarik, berwarna akan lebih sedap dipandang.
- Gunakan software yang bisa merubah dan menggabungan file ekstension apapun dalam bentuk pdf, seperti Acrobat atau Nitro Pro.
- Gunakan model chart of account untuk pengkodean masing-masing surat, dokumen atau lampiran-lampiran untuk memudahkan penyisipan, perubahan letak dan penelusuran sebelum dijadikan satu file. Setelah semua surat, dokumen, lampiran lengkap dan urutannya benar, maka lakukan combine files menggunakan software yang telah anda pilih
Salah satu contoh pengkodean untuk pekerjaan konstruksi adalah seperti
diagram di bawah ini:
File yang akan digabungkan di-rename dengan awalan angka kode masing-masing diikuti judul file dan disimpan dalam folder tersendiri. Maka urutan file akan menjadi seperti di atas. Anda tinggal menggabungkannya (combine files) dan mengkonversinya menjadi pdf.
Silahkan buka juga ulasan yang serupa.
Semoga bermanfaat.
Dan sukses untuk anda dalam menjalankan usaha.
0 komentar:
Post a Comment